الاجتماعات الفعلية والاجتماعات الافتراضية: مقارنة شاملة
.لنكن واقعيين، العالم لم يعد كما كان قبل جائحة كورونا
فرغم انقضاء الجزء الأصعب منها، تركت الجائحة آثارًا كبرى في مختلف جوانب الحياة، الشخصية منها والعملية. في الماضي مثلًا، لم يكن أمام المنشآت سوى عقد الاجتماعات الفعلية للتواصل ومناقشة الأفكار بين أعضاء الفريق الواحد في المنشأة أو بين المنشأة والجمهور.
أمًا اليوم، أصبحت الاجتماعات الافتراضية جزءًا لا يتجزّأ من عالم الأعمال، حيث كانت الخيار الوحيد المتاح خلال الجائحة، واليوم هي خيارٌ لا يقل أهمية عن الاجتماعات الفعلية.
لكل من هذين النوعين من الاجتماعات مجموعة من الإيجابيات والسلبيات التي قد تسبب الحيرة للمنشآت، لذلك، يسعدنا في مقال اليوم مشاركة مقارنة تفصيلية بينهما لمساعدة المنشآت على أخذ القرار الصحيح باختيار الأنسب بينهما لعقد أي اجتماع.
الاجتماعات الفعلية والاجتماعات الافتراضية - مقدمة
في عالم الأعمال، تجرى الاجتماعات للربط بين موظفي المنشأة الواحدة أو بين المنشآة والعميل بهدف مناقشة الأفكار واتخاذ القرارات. ولفهم الفروقات بين هذين النوعين من الاجتماعات، لنستعرض أولًا مفهوم كل من الاجتماعات الافتراضية والاجتماعات الواقعية بشكل منفصل.
الاجتماعات الفعلية
الاجتماع الفعلي أو "الاجتماع في الموقع" هو ببساطة التقاء شخصين أو أكثر في موقع متفق عليه لمناقشة بعض الأفكار والاستراتيجيات المتعلقة بالأعمال. ومن تعريفها البسيط، يتطلب هذا النوع من الاجتماعات من الأشخاص المعنيين التواجد في نفس المكان في الوقت ذاته، مما يعني صعوبة عقدها للمنشآت التي تمتلك موظفين في بلدان أو مدن مختلفة.
الاجتماعات الافتراضية
.jpg)
الاجتماع الافتراضي هو لقاء يتم عن بعد باستخدام منصّة مؤتمرات فيديو مخصصة لذلك أو عبر نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت المعروف بالـ "فويب". تزداد شعبية هذا النوع من المؤتمرات مع الوقت لما توفّره من صعوبات وتكاليف إضافية لربط الأشخاص من خلال الصوت والصورة في مختلف أنحاء العالم.
تجرى الاجتماعات الافتراضية لتحقيق العديد من الأهداف، منها:
- التعاون بين أعضاء الفريق الواحد في المنشأة.
- إجراء عرض توضيحي عن منتج ما أو خدمة للعميل.
- عقد الدورات التدريبية وورش العمل.
وحين يتم التخطيط لها باستخدام الأدوات المناسبة، تمثّل هذه الاجتماعات فرصة ذهبية للتواصل الفعال وإنجاز الأعمال، مما يعود بالفائدة على الأفراد والمنشآت وأي طرف مشارك فيها.
تفكّر في عقد اجتماع افتراضي؟ أريد هي الحل
مع استمرار المقارنات بين نوعي الاجتماعات المذكورَين، فإنّ امتلاك منصّة متكاملة كأريد قد يرجّح كفّة الاجتماعات الافتراضية. من خلال أريد، يمكن للأفراد التخطيط بسهولة للاجتماعات الفعلية التي تنوي عقدها، جدولتها، إدارتها وتحليل نتائجها بعد أن تنتهي.
علاوةً على ذلك، تمكّن أريد الأفراد والمنشآت ومن خلال منصّة صديقة للمستخدم القيام بإرسال رسائل دعوة وتذكير تلقائية للحضور، كما تمكّنهم من استضافة اجتماعات افتراضية ومدمجة بأقل قدر ممكن من الفوضى.
الإيجابيات والسلبيات
لحسن الحظ، زالت القيود المرتبطة بجائحة كورونا، وعلى الرغم من تسبب ذلك في انتعاش للاقتصاد والعديد من الإيجابيات الأخرى، فقد ترك ذلك القائمين على التخطيط للاجتماعات في حيرة من أمرهم للاختيار بين الاجتماعات الفعلية والافتراضية.
لنستعرض سويًا مجموعة من إيجابيات وسلبيات كل نوع لمساعدة المعنيين على الاختيار المناسب بينهما.
مستوى التفاعل
تتفوّق الاجتماعات الفعلية في الموقع على تلك الافتراضية في هذه الجانب.
وعلى الرغم من تساوي النوعين في توفير قدرٍ كافٍ من التفاعل يمكّن الأفراد والمنشآت من إقامة وتعزيز العلاقات، إلّا أن الاجتماعات الفعلية تتفوّق في حقيقة أنها تمثّل فرصة ثمينة للتعبير باستخدام لغة الجسد وباقي عناصر التواصل غير اللفظي، مما يعزز كفاءة عملية التواصل.
التكلفة
على الجانب الآخر، فإنّ الاجتماعات الافتراضية في المعظم أكثر فعالية من حيث التكلفة من الاجتماعات الفعلية، لما توفّره من مرونة تتمثّل بإمكانية حضورها من أي مكان في العالم دون الحاجة للتنقل إلى موقع فعلي.
مستوى المشاركة والفائدة المحققة
كما ذكرنا سابقًا، فإنّ الاجتماعات الافتراضية توفّر مستوىً كبير من المرونة للأفراد يتمثّل في قدرتهم على حضورها من أي مكان في العالم، كما تعد القابلية للتسجيل إحدى أهم إيجابيات هذا النوع من الاجتماعات، حيث يمكن للأفراد الذين منعتهم ظروف معينة من حضور الاجتماع في وقته أن يقوموا بالاطلاع على النسخة المسجّلة منه في أي وقت دون أن يفوتهم شيء.
وعلى الرغم من الصعوبة المرتبطة بإدارة الاجتماعات الافتراضية لحداثتها النسبية، توفّر أريد للأفراد والمنشآت منصّة شاملة تضع بين أيديهم مجموعة واسعة من الأدوات التي تمكنهم من إدارة وتخصيص جميع العناصر المتعلقة بالاجتماع بسهولة.
عوامل للمساعدة على الاختيار المناسب
مع استمرار المقارنات بين الاجتماعات الفعلية وتلك الافتراضية، فإنّ شعبية الاجتماعات الافتراضية آخذةٌ بالازدياد، ورغم ذلك، فإنّها ليست الخيار الأمثل في العديد من الحالات.
ما زال المسؤولون عن تنظيم الاجتماعات في أي منشآة يصابون ببعض الحيرة عند الاختيار، ولتقديم المساعدة، يسعدنا أن نستعرض في ما يلي بعض العوامل التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند التفكير في الأمر.
مكان تواجد الفئة المستهدفة من الاجتماع
لطالما كانت الاجتماعات الفعلية خيار المنشآت الأوحد لإجراء اللقاءات والاجتماعات على مر السنين.
ولكن مع ظهور الاجتماعات الافتراضية وتطورها، أصبحت هي الخيار الأمثل لتسهيل التواصل عندما يتعلّق الأمر باستهداف الأفراد على نطاق جغرافي واسع.
من خلال اللجوء للاجتماعات الافتراضية، يمكن للمنشآت الوصول إلى عدد أكبر من الأفراد دون الحاجة إلى تنقّلهم إلى مكان الاجتماع، مما يوفّر عليهم الجهد، الوقت والتكاليف. كما يوفّر هذا النوع من الاجتماعات مستوىً عالٍ من المرونة المرتبطة بالمواعيد، فلا داعِ لأن يقلق المشاركون مثلًا حول أزمة الطرق أو أي عوامل خارجية أخرى.
يمكن ما تلخيص ما سبق بالقول أن الاجتماعات الافتراضية هي الخيار الأنسب للمنشآت التي تستهدف جمهورًا يتوزع في نطاق جغرافي واسع حول العالم، في حين أن تلك الفعلية مناسبة في الحالات التي يسهل على الأفراد فيها التواجد في موقع جغرافي محدد في آنٍ واحد.
توفّر أريد من خلال منصّتها الشاملة لإدارة الفعاليات مجموعة من الأدوات الواسعة التي تمكّن الأفراد والمنشآت من عقد الاجتماعات وإقامة الفعاليات التي تستهدف الأفراد حول العالم بصرف النظر عن توزيعهم الجغرافي الواسع.
ومن خلال قاعدة بيانات مركزية تميّزها عن غيرها من منصّات إدارة الفعاليات الافتراضية، تضع أريد بين أيدي المنظّمين كنزًا حقيقيًا يتمثّل ببيانات شاملة حول الأفراد كعدد مرات حضورهم للفعاليات على مدار السنة وسلوكهم أثناء هذه الفعاليات، للمساعدة على اتخاذ القرارات المبنية على الأرقام، والتي تعطي في العادة نتائج أفضل.
الميزانية المخصصة للاجتماع
يعدّ توفير التكاليف أحد أهم الأسباب التي ساهمت في انتشار الاجتماعات الافتراضية.
فالاجتماع الافتراضي مثلًا لا يتطلّب استئجار غرفة لعقده، كما يوفّر على الحضور تكاليف التنقل لمكان الاجتماع، لذلك يعد خيارًا ممتازًا في الحالات التي تكون فيها الميزانية المخصصة للاجتماع قليلة نسبيًا، فهي الحل الأمثل لتقليل التكاليف مع الحفاظ على كفاءة عملية التواصل.
كما تتيح أريد مثلًا أدوات تمكّن الأفراد من التسجيل والدفع لحضور أي فعالية أو اجتماع عن بعد، وهو ما بدوره يساعد على تقليل التكاليف أيضًا.
مدى الاهتمام بقياس النتائج
تعد الاجتماعات الافتراضية خيار المنشآت الأمثل في الحالات التي تهتم فيها بقياس النتائج المحققة في الاجتماع بدقّة، من خلال توفير بيانات حقيقية متعلّقة بسلوك الحضور ومستوى تفاعلهم.
فمنصّة شاملة كأريد مثلًا يمكنها أن تضع بين أيدي المنظّمين بيانات قيّمة تساعدهم على الحكم على مستوى الإنتاجية الذي رافق الاجتماع. وباستخدام هذه البيانات، يمكنهم تحسين وتطوير الاجتماعات المستقبلية لمحاولة تحقيق قدر أكبر من الفائدة فيها.
على الجانب الآخر، ترتبط عملية جمع البيانات المتعلقة بالحضور وتحويلها إلى مجموعة من القرارات القابلة للتطبيق في الاجتماعات الفعلية بمستوى أكبر من الصعوبة والتعقيد.
القيود المتعلّقة بالوقت والمواعيد
تستهلك الاجتماعات الفعلية جزءًا كبيرًا من يوم الأفراد المعنيين، لارتباطها بساعات تنقل طويلة وفترات استراحة متكررة. وفي عالمٍ أصبحت السرعة فيه هي الأساس، قد يكون ذلك كارثيًا.
إذا كنت أحد هؤلاء الأشخاص الذين يعانون في تنظيم الوقت وإعداد جدول أعمال يومي والالتزام به، فقد تكون الاجتماعات الافتراضية هي الحل الأمثل لك.
تمكّن أريد الأفراد والمنشآت من توفير الوقت المرتبط بإعداد، التخطيط لـِ واستضافة الفعاليات من خلال توفير مجموعة متكاملة من أدوات استضافة الفعاليات بشكلها الافتراضي. علاوةً على ذلك، توفّر المنصّة للأفراد إمكانية الوصول إلى المحتوى المسجل بسهولة، في أي وقت، ومن أي مكان، مما يوفّر مستوىً غير مسبوق من المرونة.
مستوى الانتباه لدى العملاء
عند الحضور جسديًا في مكان الاجتماع، تزداد احتمالية انخراط الأفراد بجميع حواسّهم في الحدث، فيجعلهم ذلك قادرين على التفاعل بشكل فعّال وبالتالي زيادة كفاءة مخرجات الاجتماع.
لا يعني هذا بالضرورة أن الاجتماعات الافتراضية أقل فعالية من الاجتماعات الفعلية. فمثلًا، تكون احتمالية التشتت في الاجتماعات الفعلية أعلى (على سبيل المثال، يكون الأشخاص أكثر عرضة للتحقق من هواتفهم أو إجراء محادثات جانبية)، بينما يقل احتمال حدوث ذلك في الاجتماعات الافتراضية التي تجري عبر منصّات تتيح مستوىً أعلى من التحكم في بيئة الاجتماع.
أفكار أخيرة
بامتلاك المنصّة المناسبة، يمكن للأفراد والمنشآت عقد اجتماعات افتراضية ناجحة تحقق الأهداف المرجوّة منها بنفس فعاليّة الاجتماعات الفعلية (إن لم تزيد).
وعند التفكير في اختيار منصّة مناسبة، تبرز أريد كأحد أفضل الخيارات المتاحة، كيف لا وهي توفّر مجموعة واسعة من خصائص الترفيه والمنافسة المحاكية للألعاب، والتي تحسّن من تفاعل الأفراد في أي فعالية بنسبة ٣٥٪ كما أثبتت الدراسات. كما توفّر المنصّة خيارات تخصيص متعددة تجعل من السهل مخاطبة الفئات المستهدفة المختلفة وفقًا لخصائصها ومصطلحاتها الأقرب.
ماذا تنتظر؟
سجّل الآن في أريد وقم باستضافة فعالياتك الافتراضية مستقبلًا بكل سلاسة ممتلكًا جميع الأدوات التي تمكّنك من القيام بذلك على أكمل وجه وفي مكانٍ واحد.