دليلك لاستضافة فعالية افتراضية ناجحة
هل فكرت يوما في عدد الأهداف الكبير الذي يمكنك تحقيقه باستضافة فعالية افتراضية ناجحة؟
يمكنك الوصول إلى قاعدة أوسع من جمهورك المستهدف في وقت قياسي وبجهد أقل، كما يمنحك هذا النوع من الفعاليات خيارًا بمنح جمهورك تجربة تفاعلية رائعة تجعلهم يعودون لحضور المزيد من الفعاليات التي تنظمها مستقبلًا. كل هذا وأكثر يمكنك القيام به من منزلك أو مكتبك المريح !!
يسعدنا مشاركتك في مقال اليوم مجموعة من النصائح لمساعدتك على استضافة فعالية افتراضية ناجحة.
ما هي الفعاليات الافتراضية؟
ازدادت شعبية الفعاليات الافتراضية بشكل ملحوظ في الآونة الأخيرة، لما وفرته للمنظمات من أدوات تمكنها من الوصول إلى الملايين من جمهورها المستهدف في وقت قياسي، مما ساهم في زيادة مبيعاتها وقدرتها على نشر العلامة التجارية الخاصة بها على نطاق أوسع.
لعلّ الفرق الأكثر وضوحًا بين الفعاليات الافتراضية وتلك التقليدية هو مستوى المرونة العالي الذي توفره الفعاليات الافتراضية من خلال إتاحة الحضور للجمهور من أي مكان في العالم.
فبدلًا من تكبّد تكاليف سفر إضافية لحضور فعالية أو مؤتمر ما في الموقع، يمكن للجمهور من خلال هواتفهم المحمولة أو أجهزة اللابتوب الخاصة بهم مثلًا حضور الفعالية من على مكاتبهم الخاصة في المنزل أو الشركة، حيث لا يتطلب الأمر أكثر من امتلاك اتصال بشبكة الإنترنت للقيام بذلك.
الأنواع الرئيسية للفعاليات الافتراضية
مع ازدياد شعبية الفعاليات الافتراضية في سوق الـ B2B تحديدًا حول العالم، وجدت العديد من أنواع الفعاليات الافتراضية التي يمكن للمنظمات اللجوء إليها لتحقيق أهدافها، في ما يلي نستعرض أكثر هذه الأنواع شيوعًا:
الندوات الافتراضية
بكلمات أبسط، يمكن القول أن الندوات هي محاضرات تعقد عن بعد، يكون الحضور فيها قادرين على مشاهدة المتحدّث على الشاشة والتفاعل معه من خلال طرح مجموعة من الأسئلة.
المؤتمرات الافتراضية
المؤتمر الافتراضي هو حدث يمكن للجمهور حضوره عبر البث المباشر أو من خلال مقاطع مسجّلة، حيث تشبه المؤتمرات الفعلية في أهدافها لكنها تختلف بإمكانية حضورها من أي مكان في العالم دون الحاجة للتنقّل.
الدورات التدريبية عن بعد
تعد هذه الدورات إحدى البرامج التفاعلية التي تتيح للمشاركين التعلم عبر الاستفادة من وسائط متعددة كالفيديوهات المسجلة، العروض التقديمية وأنواع أخرى عديدة. تختلف الدورات التدريبية عن باقي أنواع الفعاليات الافتراضية بحقيقة كونها لا تتطلب من الجمهور الحضور في موعد محدد، حيث يمكنهم الاستفادة من محتواها في أي وقت يشعرون فيه برغبتهم في بدء التعلم.
المعارض التجارية الافتراضية
المعارض التجارية هي فعاليات يقوم فيها أصحاب المنتجات والخدمات باستعراضها أمام جمهور مستهدف يمثل قاعدة من العملاء المحتملين، مما يتيح إمكانية عقد الشراكات والتواصل بشكل فعّال يمكن اعتباره خطوة أولى في طريق تعاون تجاري مشترك على المدى البعيد.
جلسات السؤال والجواب
تعد هذه الجلسات وسيلة رائعة لتعلّم المزيد حول موضوع معيّن، حيث تتيح للحضور إمكانية طرح الأسئلة والحصول على إجابات فورية وموثوقة من مجموعة من الخبراء في المجال. كما توفّر هذه الجلسات فرصة ثمينة للتفاعل مع أفراد آخرين يمتلكون نفس الاهتمامات، مما يعني فرصًا أكبر لتكوين علاقات وصداقات ثمينة قد تستمر لسنوات.
لماذا الفعاليات الافتراضية؟
إليك بعض الأسباب التي تجعل خيار استضافة فعالية افتراضية خيارًا صائبًا:
١. إمكانية استغلالها للوصول إلى فئة كبيرة من الجمهور المستهدف في وقت قياسي.
٢. إتاحة التحكم بجدولة ومحتوى الفعالية، وتوفير تجربة افتراضية لا تنسى للجمهور.
٣. كسر الحواجز الجغرافية بالوصول إلى جمهور يسكن مناطق يصعب الوصول إليها في الفعاليات في الموقع.
٤. استهداف العملاء حول العالم لتعريفهم بالعلامة التجارية الخاصة بالمنظمة.
٥. إنشاء مجتمع افتراضي حول العلامة التجارية الخاصة بالمنظمة من خلال دعوة الأفراد المهتمين للمشاركة في نقاشات تتم عبر مختلف منصّات التواصل الرقمي كمنصات التواصل الاجتماعي المختلفة.
دليلك لاستضافة فعالية افتراضية ناجحة
مرحلة التخطيط للفعاليات الافتراضية
تحديد الأهداف
عند البدء بالتخطيط لأي فعالية افتراضية، تبرز جزئية تحديد الأهداف كخطوة أساسية أولى ينبغي أخذها للخروج بفعالية ناجحة. هل الهدف هو نشر العلامة التجارية الخاصة بالمنشأة؟ دعوة الحضور للقيام بمهمة معينة بعد الحضور؟ أو الترويج لخدمة أو منتج ما؟
عند العثور على إجابة، يصبح الطريق أكثر وضوحًا نحو الوصول إلى هذا الهدف.
تحديد الفئة المستهدفة
تتمثل الخطوة التالية بتحديد الفئة المستهدفة بدقّة في الفعالية.
يمكن القيام بذلك من خلال استخدام أدوات التحليل الخاصة بقنوات التواصل الاجتماعي أو الموقع الإلكتروني التابع للمنشأة، كأدوات التحليل الخاصة بفيسبوك أو جوجل، لجمع المزيد من التفاصيل حول الأفراد الذين لديهم اهتمام مسبق بما تقدمه المنشأة واستهدافهم في هذه الفعاليات.
اختيار المنصّة المناسبة لعقد الفعالية
تختلف هذه المنصّات في ما بينها بالأدوات التي توفرها للمنشأة لاستضافة فعالية ما.
حيث تتيح بعض المنصّات مثلًا إنشاء الاختبارات المصغّرة، استطلاعات الرأي، والعديد من الوسائل التفاعلية الأخرى التي تساعد على الحصول على معلومات متعلقة بتفاعل الجمهور ورضاهم العام عن الفعالية.
علاوة على ذلك، تتيح بعض المنصّات كمنصّة أريد مثلًا إمكانية إطلاق بث مباشر يتيح مشاركة المحتوى مع عدد كبير من الأشخاص في آن واحد.
مرحلة التنفيذ
نشر جدول للفعالية يتضمن التواقيت وقائمة المتحدثين
من المهم أن تقوم المنشأة بمشاركة جدول للفعالية يتضمن تواقيت النشاطات المختلفة وقائمة المتحدثين فيها، فذلك من شأنه أن يعطي الحضور فكرة عن ما يجب توقعه في الفعالية، كما ويمنحهم المرونة الكافية لترتيب أمورهم خلالها.
التفاعل مع الجمهور
من أفضل الطرق لخلق بيئة تفاعلية مع الجمهور هي بطرح الأسئلة ومحاولة الحصول على تغذية راجعة. يمكن القيام بذلك من خلال استخدام أدوات استطلاع الرأي أو أدوات التغذية الراجعة خلال الفعالية. يساعد ذلك في فهم رغبات الجمهور وتفضيلاتهم وبالتالي محاولة إجراء تحسينات تزيد من مستويات التفاعل في قادم الفعاليات.
كما ينقل هذا للجمهور رسالة ضمنية مفادها أن المنشأة تهتم بآراءهم وتسعى لمنحهم أفضل تجربة ممكنة.
الاستعداد للتعامل مع الأخطاء التقنية
على الرغم من سهولتها النسبية مقارنة بالفعاليات التقليدية، فإنّ الفعاليات الافتراضية لا تزال تتطلب مستوًى عالٍ من المتابعة والتخطيط للتأكد من عدم حصول أي أخطاء تقنية. قم باختبار الصوت ومقاطع الفيديو قبل بداية الفعالية، كما يساعد اختبار عملية الاتصال بالمنصّة التي تستضيف الفعالية في التأكد من سير العملية بسلاسة.
حتى وإن سار كل شيء على ما يرام، تأكّد من إعداد خطط بديلة يمكن للمنشأة اللجوء إليها في حال حدوث أي أخطاء تقنية خلال الفعالية.
مرحلة ما بعد الفعالية
انتهت الفعالية، هل يتوقف العمل هنا؟
بالتأكيد لا.
بعد انتهاء فعاليتك الافتراضية، يوجد بعض الخطوات التي يمكن القيام بها لتعزيز نجاحها.
يتضمن ذلك متابعة الحضور مع نشر المحتوى على مختلف المنصّات حول الفوائد التي تمت مشاركتها خلال الفعالية مع الحضور. كما من المهم أن تقوم المنشأة بالطلب من جميع الحضور أن يقوموا بملئ استبانة تهدف إلى جمع البيانات منهم حول رضاهم عن الفعالية، الأجزاء التي أحبوها وتلك التي رأوا فيها مجالًا للتحسين.
الفرق بين الأحداث المباشرة والفعاليات الافتراضية
قد تتشارك الأحداث المباشرة والفعاليات الافتراضية في حقيقة أن كلاهما مثيرٌ للاهتمام ويساعد المنشآت على تحقيق أهدافها بتكاليف أقل، ولكن رغم ذلك، توجد بعض الفروقات الجوهرية بين هذين النوعين، يمكن تلخيصها في الآتي:
الفعاليات الافتراضية ليست مجرّد "بث مباشر"
مصطلح "الفعاليات الافتراضية" هو مصطلح فضفاض يمكن إطلاقه على تلك الأحداث المباشرة التي تجري في موعد معين، بالإضافة إلى تلك الفعاليات المسجّلة (مقاطع فيديو أو بثوث مباشرة) التي يمكن للجمهور حضورها في أي وقت يرغبون فيه بالتعلّم.
الفعاليات الافتراضية توفر مرونة أكبر من الأحداث المباشرة
لأنّ الفعاليات الافتراضية غير محدّدة بزمان أو مكان معين، يمكن للجمهور متابعتها حسب الوقت المناسب لهم دون الحاجة لأن يقوموا بتغيير جدول أعمالهم اليومي للقيام بذلك.
كما توفّر هذه الفعاليات مرونة للمنشآت من خلال عدم حاجتها لتوفير منصّة تحتمل أن يتم استخدامها من قبل عدد معين من الأشخاص كما هو ضروري في الأحداث المباشرة.
استضف فعالياتك الافتراضية على "أريد"
باستخدام منصّة إطلاق الفعاليات الافتراضية من أريد، يمكنك إجراء ندوات مباشرة ومؤتمرات عبر الإنترنت، بالإضافة إلى المعارض الافتراضية التي يمكن خلالها لأي منشأة عرض منتجاتها وخدماتها. تمكّن أريد المنشآت من خلق بيئة تفاعلية يمكن للجمهور فيها طرح الأسئلة أثناء العروض التقديمية أو التفاعل مع بعضهم البعض أثناء جلسات الأسئلة والأجوبة.
كما يمكن للمنشآت الاستفادة من نظام جدولة الفعاليات الذي تتيحه أريد لتتبع الجمهور وتزويدهم برسائل تذكيرية باستمرار حول الفعاليات القادمة.
كل هذا وأكثر من خلال منصّة واحدة متكاملة، تواصل معنا الآن واعرف المزيد عن أريد.