مع الإغلاقات التي رافقت جائحة كورونا، يمكن القول بأنّ جميعنا كان جزءًا في إحدى أنواع الفعاليات الافتراضية، حيث كان اللجوء إلى الشكل الافتراضي من الفعاليات والأحداث هو الحل الوحيد المتاح آنذاك.
ورغم زوال تلك القيود في الوقت الحاضر، إلّا أن شكل عملية التواصل قد تغير دون رجعة، فرغم التحديات التي واجهت التغيرات المتسارعة في ذلك الوقت، إلّا أن اللجوء إلى الفعاليات الافتراضية وما رافق ذلك من عدد كبير من الإيجابيات التي لم تكن بالحسبان أدّى إلى ازدياد الإقبال عليها بشكلٍ ملحوظ.
وصل ذلك إلى أنّ تصريح ٩٣٪ من الناشطين في مجال التسويق في أحد استطلاعات الرأي بعزمهم الاستمرار في الاعتماد على الفعاليات الافتراضية كجزء أساسي في عملية التواصل.
وعند التفكير في اللجوء لمثل هذا النمط من الفعاليات، تبرز أمام صانعي القرار الحاجة إلى امتلاك أدوات لقياس وتتبع مجموعة واسعة من المؤشرات والأرقام للحكم على نجاحها من عدمه، للبناء على ما هو ناجح، ومحاولة تعديل مواطن الضعف، وهو ما سنناقشه في مقال اليوم.
مستقبل عالم الأعمال
ما الدافع وراء انتقال الشركات، المؤسسات التعليمية ومنشآت الرعاية الصحية للتحول إلى الفعاليات الافتراضية؟
للإجابة على هذا السؤال، فإنّ من البديهي افتراض أن هذه المنشآت على اختلاف أنواعها قد وجدت ضالتها في هذا الشكل من الفعاليات، بالأخص خلال جائحة كورونا التي فرضت مستوىً غير مسبوق من القيود على التواصل الإجتماعي الفعلي.
تشير مختلف التقارير التي تناولت مستقبل عالم الأعمال في فترة ما بعد جائحة كورونا إلى أن ظروف الجائحة سرّعت عملية الانتقال هذه من الفعاليات الافتراضية إلى تلك المدمجة أو الافتراضية، حيث احتلت المهن والأعمال التي تتضمن تواصل اجتماعي متقارب في طليعة الأعمال المتأثرة.
وبالحديث عن الأعمال، فإنّ من الجدير بالذكر أن نتطرّق إلى الزيادة الملحوظة في نسب اعتماد الشركات على أنظمة العمل عن بعد، بحيث أصبحت بيئات العمل الافتراضية بيئةً حاضنةً لموظفي أي منشأة حتى وإن تواجدوا في شرق الأرض وغربها.
مؤشرات الأداء الرئيسية للحكم على الفعاليات الافتراضية
لمضاعفة العائد على الاستثمار منها، فإنّ من الضروري أن يقوم القائمون على الفعاليات الافتراضية بتتبع مجموعة مهمة من مؤشرات الأداء الرئيسية لمحاولة قياس نجاحها من عدمه في تحقيق العائد والأهداف المخطط لها.
يمكن تقسيم مؤشرات الأداء هذه إلى ٣ أقسام:
١- مؤشرات ما قبل الفعالية: تعكس هذه المؤشرات في الغالب مستوى الإقبال على الفعالية، كعدد الأفراد المسجلين لحضور الفعالية أو عدد مرات زيارة صفحة الفعالية على الموقع الإلكتروني الخاص بالمنشأة. من المؤشرات الأخرى المهمة هو حجم صفقات الرعاية التي تم توقيعها، حيث تلعب دورًا هامًا في خلق الضجة الكافية حول الفعالية وتحقيق الإيراد المرجو منها.
٢- مؤشرات أثناء الفعالية: كعدد الأفراد الحاضرين والمحادثات التي تتم بينهم
٣- مؤشرات ما بعد الفعالية: من الأمثلة على هذه المؤشرات عدد الصفقات الناجحة التي تمت، عدد الأفراد المهتمين بحضور فعاليات مستقبلية، العلاقات العامة التي تم بناؤها، عدد المحادثات العميقة التي تم خوضها والعديد من المؤشرات الأخرى المهمة.
من الجدير بالقول أن المؤشرات التي يتم تتبعها يجب أن تتوافق وأهداف الفعالية الافتراضية المخطط لها، فلا فائدة من تتبع أرقام لا علاقة لها بما هو مخطط تحقيقه من الفعالية.
تشير دراسة نشرت في جامعة هارفارد إلى أن ٥٠٪ من المنشآت التي جربت الفعاليات الافتراضية وجدتها وسيلة فعّالة لتحقيق الأهداف بطريقة أكثر كفاءة من باقي القنوات التسويقية، كما تخطط أكثر من ٦٠٪ من تلك التي لم تجرّب الشكل الافتراضي بعد للتحول إليه مستقبلًا.
مخرجات إيجابية للفعاليات الافتراضية
رغم توفّر هذا النمط قبلها، تشير الأرقام إلى أن اعتماد المنشآت على النمط الافتراضي في التواصل داخليًا وخارجيًا قد تضاعف ٤-٥ مرات بعد جائحة كورونا. وفي ظل هذا التحوّل السريع، يبرز سؤالٌ مهم: هل حقًا هذا الشكل من التواصل يوفّر نفس مستوى السلاسة الذي توفره الفعاليات الفعلية في الموقع؟
للإجابة على هذا السؤال، لنستعرض سويًا مخرجاتٍ إيجابية للشكل الافتراضي من الفعاليات تفوّقت فيها على الفعاليات في الموقع.
١- جذب عدد أكبر من الحضور
الأمر بسيط، لا يتطلب حضور هذه الفعاليات التنقّل إلى مكان محدد، مما يعني كلفة أقل وسهولة أكبر، عاملان أساسيان ساهما في قدرة هذه الفعاليات على جذب عدد أكبر من الحضور.
على سبيل المثال، في عام ٢٠٢١ ورغم قيود جائحة كورونا، تمكنك شركة Apple من عقد سلسلة مؤتمرات افتراضية أطلقت خلالها مجموعة واسعة من المنتجات الجديدة، حيث حققت هذه المؤتمرات أرقام مشاهدات قياسية وصلت إلى الملايين، وحققت الشركة مبيعات قدّرت ب٩٠ مليار دولار.
٢- كلفة أقل وبالتالي عائد استثمار أعلى
ترتبط الفعاليات الفعلية في الموقع بتكلفة أكبر نسبيًا مقارنة بالفعاليات الافتراضية، حيث تتضمن تكاليف متعلّقة بالسفر والتنقل، إيجار موقع الفعالية، الطعام المقدم خلالها والعديد من المصروفات الأخرى التي لا تحتاج المنشآت إلى صرفها لإقامة فعالية افتراضية من أي نوع، مما ينعكس على شكل عائد استثمار أعلى.
٣- سهولة أكبر في تتبع المؤشرات
ترتبط الفعاليات الافتراضية بمستوى سهولة أكبر في تتبع وقياس مؤشرات الأداء المختلفة. تشكل هذه التحليلات كنزًا حقيقيًا للمنشآت يمكنها الاستفادة منه في تعديل الاستراتيجية التسويقية ومحاولة توفير بعض الحلول مستقبلًا لزيادة كفاءة الفعاليات المخطط لها.
٤- معدل تحويل أعلى
عند النظر إلى الأرقام، فإنّ الفعاليات الفعلية في الموقع ترتبط بمعدلات تحويل أقل مقارنة بتلك الافتراضية، فعلى سبيل المثال، لتحويل أحد الحضور إلى زبون فعلي، فإنّ ذلك يتطلّب التفاعل معه بشكل مباشر أثناء الفعالية لمحاولة فهم مشاكله، مما يجعل من الصعب القيام بذلك مع جميع الحضور لضيق الوقت.
في حين توفّر الفعاليات الافتراضية سهولة أكبر في عملية التواصل مع الحضور، مما يمكن فريق التسويق من الوصول إلى عدد أكبر منهم وبالتالي زيادة فرص تحويل نسبة أعلى إلى عملاء حقيقيين.
تحديات مرتبطة بالفعاليات الافتراضية
- بسبب طبيعتها الافتراضية، لا توفّر الفعاليات المقامة عن بعد إمكانية تفحّص المنتج من خلال رؤيته عن قرب، معاينته واستخدامه تجريبيًا، مما يجعلها نوعًا أقل تفضيلًا للمنشآت من نوع B2C، حيث تخصص ١٩٪ فقط من ميزانيتها التسويقية على هذا الشكل من الفعاليات، مقارنة بـ٢٩٪ من الميزانية التسويقية تخصصها المنشآت من نوع B2B.
- علاوةً على ذلك، قد تواجه المنشآت الصاعدة والتي لم تصل بعد إلى معدلات نمو مرتفعة بعض الصعوبات في إدخال الفعاليات الافتراضية ضمن خططها التسويقية، بعكس تلك المنشآت سريعة النمو والتي تكون أكثر استعدادًا للاستثمار في هذا الشكل من الفعاليات بسبب امتلاكها المرونة الكافية لتجربة ما هو جديد.
مؤشرات نجاح الفعاليات الافتراضية - العائد على الاستثمار
في دراسة نشرت على موقع جامعة هارفارد\قسم الأعمال:
٢٢٪ من المنشآت لم تمتلك فكرة عن كيفية حساب العائد على الاستثمار من الفعاليات -
٥٥٪ لم تمتلك القدرة على تتبع المؤشرات الخاصة بالعائد على الاستثمار -
فقط ٢٣٪ منها كانت قادرة على حساب العائد على الاستثمار بطريقة صحيحة -
وعند الحديث عن حساب العائد على الاستثمار من أي فعالية افتراضية، أظهرت دراسة أخرى اللجوء إلى استخدام منصة إدارة فعاليات من شأنه أن يزيد قدرة المنشآت على تتبع مؤشرات النجاح بنسبة ٤٠٪.
تتبع مؤشرات النجاح ليس بالأمر البسيط، فقياس بعضها يتطلب بذل جهودٍ كبيرة، حقيقةٌ تزيد من أهمية اللجوء إلى منصّة إدارة فعاليات تسهّل عملية التتبع وتعرض البيانات بطريقة سلسة يسهل الوصول إليها، كيف لا ونتائج عملية التتبع والقياس تنعكس إيجابًا على مؤشرات نجاح الفعاليات التي تديرها أي منشأة، فهي تشكّل خارطة طريق تمكّن المنشآت من تعديل استراتيجياتها للوصول إلى الأهداف المرجوة.
أظهرت الدراسات معدل تحسّن يتراوح بين ٧-٢٣٪ في مؤشرات مهمة لنجاح الفعاليات عند اللجوء لمنصة إدارة توفر أدوات قياس وتتبع، من هذه المؤشرات:
عدد الحضور -
عدد العملاء المحتملين -
الوعي بالعلامة التجارية للمنشأة -
عدد عمليات البيع التي تم تحقيقها -
عدد مرات النشر عن الفعالية على منصات التواصل الاجتماعي -
العائد المجني من الفعالية -
حوّل إلى النمط الافتراضي من الفعاليات، وابدأ قصة نجاحك مع أريد
بالنظر إلى البيانات الواردة من كبرى الشركات في مختلف المجالات، فإنّ الفعاليات الافتراضية تبدو جزءًا أساسيًا من عملية النمو فيها، حيث يتوقع ازدياد الاعتماد على هذا النمط في قادم الأيام مع التحول الرقمي الحاصل والتبنّي المتزايد لأشكال العمل عن بعد.
وكما ذكرنا سابقًا، فإنّ اللجوء إلى منصّة إدارة فعاليات افتراضية شاملة توفر أدوات تتبع وقياس يمكنه مضاعفة فرص نجاح أي فعالية، كما يساعد في تحسين استراتيجية التخطيط لـ وإطلاق الفعاليات للمنشأة ككل في المستقبل، ولعلّ أريد من أبرز الأمثلة على هذه المنصّات ..
تقدّم أريد خدماتها للأفراد والمنشآت في منطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا، بريطانيا، الولايات المتحدة الأمريكية وكندا، حيث تعد إحدى المنصّات المتفردة بشموليتها في المجال، من خلال توفير أدوات تتيح للمستفيدين إدارة العملية بأكملها من لحظة التخطيط للفعالية إلى حين إطلاقها وما بعد ذلك.
يمكن لجميع المنشآت من نوع B2B أو B2C الاستفادة من أريد كمنصّة إدارة فعاليات شاملة من شأنها تسهيل عملية إطلاق فعاليات الترويج لمنتج أو خدمة ما، تدريب الموظفين، الفعاليات التعليمية المتنوعة، وغيرها، من خلال توفير أدوات تمكن القائمين على إدارة الفعالية من:
إرسال رسائل الدعوة للحضور باستخدام الإيميل أو الرسائل القصيرة -
توفير قنوات دفع إلكترونية آمنة تسهل عملية الدفع والتسجيل على الأفراد -
توفير أدوات تحليل وقياس لمستوى الحضور والتفاعل في الفعالية -
توفير شهادات حضور لجميع الأفراد الذين حضروا الفعالية -
إعداد قاعدة بيانات مركزية تسهّل عملية تتبع مؤشرات نجاح الفعالية وحساب العائد على الاستثمار منها، والمزيد !
ماذا تنتظر؟ كن شريكًا لأريد اليوم وابدأ رحلتك مع النجاح في الفعاليات الافتراضية !
