مع مرور الوقت، بات جليًا أن فكرة الفعاليات الافتراضية هي أسلوب المستقبل الناجح لإطلاق الفعاليات.
في عام 2023، ، من المتوقع ارتفاع أعداد الفعاليات الافتراضية التي ستعقد مع ازدياد أعداد الشركات والمؤسسات التي تدرك مزايا هذا النوع من الفعاليات
ونتيجة لذلك٬ ستبدأ المزيد والمزيد من المؤسسات في البحث عن أفضل الممارسات لعقد فعالية افتراضية ناجحة.
اذا كنت تنتمي لاحدى هذه المؤسسات٬ يسعدنا ان نقدم لك نبذة عن أفضل ممارسات الأحداث الافتراضية التي ستساعد في نقل فعالياتك إلى مستوى جديد تمامًا.
ما هي الأحداث الافتراضية؟
مع استمرار التقدم التكنولوجي٬ فإن شعبية الأحداث الافتراضية آخذة بالازدياد.
كيف لا وهي تتيح لأي شخص في أقصى شرق العالم مثلًا حضور فعالية معقودة في أقصى غرب العالم والعكس صحيح.
سواء كان ذلك للعمل أو الترفيه، فإن الأحداث الافتراضية تعد طريقة رائعة للبقاء على تواصل مع الآخرين.
للأحداث الافتراضية عدة أنواع، من المؤتمرات والندوات عبر الإنترنت إلى المعارض التجارية وغيرها، ولكل من هذه الأنواع مجموعة من الخصائص، الأهداف والشروط التي يجب الالتزام بها للخروج بفعالية ناجحة.
مثلًا، يمكنك من خلال المؤتمرات الافتراضية التفاعل مع الحضور بسهولة مطلقة، بينما توفر الندوات الافتراضية بيئة أكثر خصوصية لمعرفة المزيد حول موضوع معين.
وعلى الجانب الآخر، توفّر المعارض التجارية الافتراضية فرصة لاستكشاف منتجات وخدمات جديدة دون الحاجة إلى السفر إلى دول أخرى، كما تعد طريقة رائعة للتواصل مع العملاء والشركاء المحتملين.
مهما كان نوع الفعالية التي تنوي تنظيمها، فحتمًا مع الوسائل التكنولوجية المتاحة يمكنك إعداد نسخة افتراضية منها.
فوائد الأحداث الافتراضية
في ظل جائحة كورونا، اضطرت العديد من المؤسسات إجبارًا إلى اللجوء إلى الفعاليات الافتراضية من أجل البقاء على قيد الحياة في السوق، على الرغم من أن ذلك بدا صعبًا قبل الظروف التي جائت بها الجائحة.
بالنسبة للمؤسسات الصاعدة، تعتبر الفعاليات الافتراضية وسيلة فعّالة لتوفير التكاليف مقارنة بتلك التقليدية، فلا داعِ للقلق بشأن كلفة استئجار مكان أو كلفة الطعام مثلًا.
علاوة على ذلك، ترتبط الفعاليات الافتراضية بدرجة أكبر من القابلية للتخصيص مما يوفر مرونة للمؤسسات، ويتيح لها إمكانية إطلاق فعاليات حسب المخطط له بالتفصيل.
من الميزات الأخرى الهامة لهذا النوع من الفعاليات (بالأخص للمؤسسات ذات الانتشار العالمي) هي قدرتها على كسر حواجز المكان، فيتاح للأشخاص حول العالم حضورها والاستفادة منها دون الحاجة للسفر وتكبّد المزيد من التكاليف.
أخيرًا، فإنّ الفعاليات الافتراضية صديقة للبيئة.
إذا كنت تبحث عن طريقة فعّالة للوصول إلى جمهورك المستهدف، فالفعاليات الافتراضية يجب أن تكون على رأس قائمتك !
4 نصائح لفعالية افتراضية أكثر نجاحًا
إليك مجموعة من الممارسات التي ينصح بها للخروج بفعالية أكثر نجاحًا تحقق جميع الأهداف الموضوعة لها.
اختر المنصّة بعناية
عند الحديث عن استضافة فعالية افتراضية ناجحة، فإنّ اختيار المنصّة المناسبة يعد حاسمًا.
تتوفر العديد من الخيارات المختلفة في السوق، لذلك من المهم القيام بإجراء بحث موسع ومقارنة جميع الخيارات المتاحة للتأكد من أن المنصّة التي تم اختيارها تلبّي احتياجات مؤسستك وتوفّر أدوات تساعد على تحقيق الأهداف الموضوعة للفعالية.
فيما يلي بعض العوامل التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند اختيار منصّة لفعاليتك الافتراضية:
١. سهولة الاستخدام: من العوامل الأساسية التي يجب توفرها في المنصة هو الواجهة سهلة الاستخدام، فهذا من شأنه أن يمكن مؤسستك من التعديل على الفعالية وإطلاقها بأفضل صورة ممكنة، كما يضمن للحضور إمكانية التفاعل دون مواجهة أي صعوبات تقنية.
٢. المزايا والأدوات المتاحة: من المهم التأكد من أن المنصة تحتوي من الأدوات والمزايا ما تحتاجه المؤسسة في إطلاق الفعالية، مثل إمكانية الدردشة، عرض الفيديو …إلخ.
٣ سعة الاستيعاب: إذا كنت تتوقع عددًا كبيرًا من الحضور، فتأكد من أن المنصة يمكنها التعامل معه.
٤. الكلفة: تتفاوت المنصّات المتاحة في أسعارها، وقد تكون الزيادة في الكلفة مبررة أحيانًا حين يرتبط الأمر بمجموعة أوسع من الأدوات، لكن في بعض الأحيان، قد يكلّف الاعتماد على بعض المنصّات مبالغَ أكبر دون إضافة حقيقية تذكر، مما يبرز أهمية القيام بمقارنة تفصيلية للحصول على أفضل جودة بأقل سعر ممكن.
من خلال أخذ العوامل السابقة بعين الاعتبار، ستتمكن من تحديد أفضل منصة لإطلاق فعاليتك الافتراضية وضمان نجاحها.
إذا كنت في صدد دراسة الخيارات المتوفرة وترغب في اللجوء إلى منصّة تضمن لك كل ما ذكرناه سابقًا، فإنّ أريد هي حتمًا خيارك الأفضل، من خلال أدوات إدارة الفعاليات المتكاملة، يمكنك فهم سلوك الحضور والتخطيط لفعاليات أفضل مع مستويات حضور وتفاعل غير مسبوقة.
تم بناء نظام المنصة لتسهيل عملية إصدار الشهادات والاعتمادات للحضور وتمكينك من التخطيط بشكل أكثر كفاءة للفعالية.
احجز عرضًا توضيحيًا اليوم مع أريد لفهم الصورة كاملة حول جميع الميزات والفوائد التي تقدمها المنصة بشكل أفضل.
امنح الحضور تجربة تفاعل قصوى
هل تتساءل عن كيفية استضافة فعالية افتراضية ناجحة؟ للقيام بذلك، من المهم منح الحضور تجربة تفاعل غير مسبوقة. هذا مرهون بتوفير مساحة تشعرهم بأنّ آرائهم مسموعة ومرحب بها بحيث يسهل عليهم تبادلها مع الآخرين.
توجد عدة طرق للقيام بذلك، منها:
استخدام وسائل صوت وصورة عالية الجودة: يساعد ذلك في محاكاة تجربة أكثر واقعية للحاضرين.
توفير أدوات تفاعل متنوعة: مثل المحادثات، استطلاعات الرأي، وجلسات الأسئلة والأجوبة للحفاظ على تفاعل الحضور طوال الفعالية.
توفير غرف تفاعل منفصلة: يمنح ذلك الحضور الفرصة للتواصل والاختلاط مع بعضهم البعض في مجموعات أصغر.
يعد توفير الخصائص الترفيهية المحاكية للألعاب من أكثر أساليب الفعاليات الافتراضية جاذبية للحضور، فعلى سبيل المثال، فإنّ أدوات الترفيه المتوفرة في منصة أريد يمكن اعتبارها طريقة مثلى لإنشاء تجربة مثيرة داخل الفعالية الافتراضية الخاصة بك، من خلال دمج عناصر اللعب في الفعالية، يمكن ضمان مشاركة وتفاعل أكبر من الحضور وشعورهم برضا أكبر عن مستوى الفعالية.
توفّر أريد مجموعة واسعة من ميزات وأدوات الترفيه والتي يمكن تخصيصها لتناسب موضوع الفعالية وأهدافها.
النجاح يبدأ من خطة تسويقية محكمة
هل تساءلت يومًا عن كيفية الترويج للفعاليات الافتراضية بطريقة فعّالة؟ يوجد العديد من الاستراتيجيات التي يمكنك اتباعها لنشر فعاليتك وضمان حضورها من قبل أكبر عدد ممكن من أفراد الفئة المستهدفة الخاصة بك، منها:
- أولاً، تأكد من امتلاك موقع الكتروني جيّد. يجب أن يكون الموقع ملفتًا للنظر وسهل التنقل فيه، بالإضافة إلى احتوائه على جميع التفاصيل المتعلقة بالفعالية لضمان توفير إجابات لأي أسئلة قد تخطر في بال المهتمين بالفعالية.
يشمل ذلك التاريخ والوقت والموقع والمتحدثين، يمكنك أيضًا استخدام الموقع الإلكتروني لبيع التذاكر أو الإعلان عن فرص الرعاية.
- بعد ذلك، ضع خطة للنشر عبر وسائل التواصل الاجتماعي، يمكنك مثلًا إطلاق هاشتاغ (وسم) للفعالية وتشجيع الحضور على استخدامه عند النشر عنها.
تأكد أيضًا من نشر تحديثات منتظمة تسبق الفعالية، كما تعد فكرة البث المباشر أثناء الفعالية فكرة سديدة.
كما يمكنك استخدام الإعلانات المدفوعة على فيسبوك أو إنستاغرام مثلًا للوصول إلى جمهور أوسع.
أخيرًا، لا تنس أخذ استراتيجيات التسويق القديمة الفعّالة بعين الاعتبار مثل الإعلانات المطبوعة والنشرات الإخبارية والبريد الإلكتروني.
إذا كانت لديك ميزانية جيدة للتسويق، ففكر في الاستعانة بخبير تسويقي محترف أو شركة علاقات عامة لمساعدتك في الترويج لفعاليتك بطريقة احترافية.
المحتوى الجيّد هو الأساس
على رأس جميع استراتيجيات إنجاح الفعاليات الافتراضية تبرز أهمية التأكد من أن المحتوى الخاص بالفعالية جذاب وملائم لاحتياجات جمهورك، فيما يلي بعض النصائح لإنشاء محتوى جيد للأحداث الافتراضية:
تأكد من أن المحتوى الخاص بفعاليتك جذّاب ومتوافق مع احتياجات جمهورك.
كن موجزًا. أصبح الأشخاص يمتلكون فترات انتباه أقصر عند التفاعل مع المحتوى عبر الإنترنت، لذا تأكد من أن رسائلك واضحة وموجزة في المحتوى الذي تقدمه.
استخدم وسائل الصوت والصورة. قم بدمج العناصر المرئية في محتواك لإضافة نوع من التنويع وزيادة الاهتمام.
ركز على المحتوى التفاعلي. قم بتضمين عناصر تفاعلية في الفعالية، مثل استطلاعات الرأي أو الأسئلة والأجوبة، للحفاظ على تفاعل الحضور وانتباههم.
قم بمشاركة المحتوى عبر وسائل التواصل الاجتماعي لتشجيع الناس على التفاعل مع بعضهم البعض أثناء الفعالية.
أفكار أخيرة
لكل فعالية خصوصيات معينة وأهداف تتطلب تخطيطًا محددًا. ومع ذلك، يمكن أن تكون بعض الاستراتيجيات العامة مفيدة بغض النظر عن نوع الفعالية الافتراضية التي تنوي استضافتها.
فعوامل مثل الخطة الترويجية المحكمة، تقديم الإرشادات الموجزة للحضور، واختيار المنصة المناسبة، جميعها متطلبات أساسية لنجاح أي فعالية بغض النظر عن نوعها.
من خلال التخطيط والتنفيذ الدقيقين، لا يمكنك إلا أنت تتوقع النجاح !
كن شريكًا لأريد اليوم وحقق نجاحًا يدرّس في فعاليتك الافتراضية القادمة.
