نتيجة للواقع الجديد الذي فرضته جائحة كورونا، يمكن القول أن عملية التخطيط وإطلاق الفعاليات تغيرت للأبد. الأمر وصل إلى وتيرة تغيير سريعة بشكل غير مسبوق جعلت من التغييرات الجذرية أمرًا روتينيًا يحصل باستمرار، فازداد الاعتماد مثلًا على المنصات الرقمية لإطلاق الفعاليات الافتراضية بدلًا من تلك التي تجرى في الموقع.
ونتيجة لكم التغيير الهائل الحاصل، يجب التطرق بواقعية إلى الأثر الذي تركته هذه التغيرات على نسب العائد على الاستثمار التي تجنيها المؤسسات من عقد مثل هذه الفعاليات.
في مقال اليوم، يسعدنا مشاركة مجموعة نصائح من شأنها أن تساعد المؤسسات على زيادة نسب العائد على الاستثمار للفعاليات التي تطلقها، وللقيام بذلك مع الحفاظ على جودة المحتوى الذي يتم مشاركته مع الحضور، فلا يوجد أفضل من منصة أريد كمنصة إدارة فعاليات شاملة توفر مجموعة واسعة من الأدوات للقيام بذلك.
تابع القراءة لمعرفة المزيد
ما هي نسبة العائد على الاستثمار للفعاليات؟
يمكن اعتبار نسبة العائد على الاستثمار على أنها تمثل مقدار ربحية الفعالية.
لحساب هذه النسبة، يجب أن يؤخذ بعين الاعتبار تكلفة الفعالية، بالإضافة إلى الإيرادات المحققة فيها (عائد بيع التذاكر، عقود الرعاية ..)، حيث يتم حساب النسبة عبر المعادلة التالية:
العائد على الاستثمار للفعالية = (العائد - التكلفة) / التكلفة
على سبيل المثال، إذا بلغت تكلفة إحدى الفعاليات ١٠٠$، وتم تحقيق إيرادات خلالها وصلت إلى ٢٠٠$، فإنّ نسبة العائد على الاستثمار لهذه الفعالية تكون ١٠٠٪. بتعبير أبسط، مع كل دولار يتم صرفه في هذه الفعالية، تجني المؤسسة دولارًا إضافيًا كعائد.
يمكن من خلال متابعة هذه النسبة المقارنة بين ربحية الفعاليات المختلفة، بالإضافة إلى تتبع أداء الفعالية نفسها مع مرور الوقت، وهي تعكس بشكل مباشر كفاءة الجهود التسويقية التي بذلت خلف الكواليس.
- عند تقييم العائد على الاستثمار لفعالية ما، فإنّ الخطوة الأولى تقضي بضرورة تحديد الأهداف المرجوة من هذه الفعالية.
قد يكون الهدف مثلًا هو جني الأرباح، أو بناء العلاقات مع العملاء، أو نشر العلامة التجارية الخاصة بالمؤسسة. أيًا كان الهدف، مجرد تحديده يمكن المؤسسة من الحكم بصورة أفضل على ما يجب أن تتوقعه كنسبة للعائد على الاستثمار.
- بعد ذلك، من المهم حساب تكاليف الفعالية بدقّة، يشمل هذا التكاليف المباشرة وتلك غير المباشرة.
التكاليف المباشرة هي تلك المرتبطة بشكل مباشر بالفعالية، ككلفة استئجار موقع الفعالية والطعام ووسائل الترفيه وغيرها. أمّا التكاليف غير المباشرة، فهي تلك التي لا ترتبط بشكل مباشر بالفعالية ولكنها ضرورية لنجاحها، مثل المبالغ المصروفة على الحملات التسويقية.
لتحديد تكاليف فعالية ما بدقة، فإنّ من المهم تخصيص ميزانية واضحة للفعالية عند بدء التخطيط، فهذا من شأنه أن يسهل من عملية التتبع، ويقدم مؤشرات مساعدة للمؤسسة مستقبلًا حول المصروفات التي يجب تخفيضها في الفعاليات المستقبلية.
نصائح لزيادة نسبة العائد على الاستثمار لأي فعالية
اختيار القنوات التسويقية بعناية
عندما يتعلق الأمر بالتسويق، توجد العديد من القنوات التي يمكن استغلالها للترويج لفعالية ما. تتفاوت هذه القنوات في العديد من العوامل، واختيار الأنسب منها يعتمد على طبيعة الفعالية والجمهور المستهدف، ولكن يمكن الاتفاق على أنه لا توجد قناة تسويقية واحدة سحرية يمكن اختيارها والاكتفاء بها، فما ينصح به هو التنويع بين هذه المنصّات لتحقيق أكبر فائدة تسويقية ممكنة.
لعل أهم نصيحة يمكن تقديمها لتحقيق نتائج تسويقية جيدة هي ضرورة أن تفهم المؤسسات وتحدد بدقة جمهورها المستهدف، فعند القيام بذلك، سيسهل عليها اختيار القنوات والمنصات التسويقية المناسبة لاستهداف هذا الجمهور هناك. قد يفيد أيضًا تجربة عدة طرق ومنصات وقياس النتائج.
التفريق بين التسويق للفعالية والتخطيط لها
وعلى الرغم من أهمية المهارات التسويقية في عصرنا الحاضر، فإنّ معظم مخططي الفعاليات لا يمتلكونها، وبالتالي، لا يمكن الاعتماد عليهم في الترويج للفعالية.
قد يعمل المخطط على إخراج الفعالية بصورة ممتازة للحضور، لكن دوره لا يمتد إلى إقناع الأفراد بالحضور ثم تحويلهم إلى عملاء، هذا الجزء يجب أن يتم بواسطة خبير تسويقي ينجح في تحديد الفئة المستهدفة ويبذل الجهود اللازمة في تحويلها إلى قاعدة واسعة من العملاء المخلصين.
التركيز على اتفاقات الرعاية والشراكة
لا توجد مؤسسة لا تطمح بأن تزيد نسبة العائد على الاستثمار لجميع فعالياتها.
ولعلّ من أهم الطرق للقيام بذلك هو التركيز على عقد صفقات رعاية وشراكة ذات جودة، فهي قادرة على إعطاء دفعة قوية لعوائد أي فعالية وبالتالي زيادة فرص نجاحها.
وللقيام بذلك بالصورة الصحيحة، يجب العودة إلى نقطة ضرورة فهم الجمهور المستهدف ودراسته بعناية.
فمن خلال القيام بذلك، يمكن إعداد قائمة بالمؤسسات والشركات المناسبة لعقد اتفاقية رعاية أو شراكة معها، من خلال البحث عن تلك المؤسسات التي تقدم خدمات أو منتجات تناسب طبيعة الجمهور المستهدف واحتياجاته.
يبلغ متوسط سعر حزم رعاية الفعاليات الافتراضية 8.456$، وهو بالتأكيد رقم مغري لأي مؤسسة.
ولكن لماذا قد تدفع مؤسسة هذا المبلغ نظير أن ترعى فعالية ما؟
الوصول إلى عدد كبير من الأفراد: إذا كان يحضر الفعالية عدد كبير من الأشخاص الذين ينتمون للفئة المستهدفة لمؤسسة ما، فإنّ هذه المؤسسة بالتأكيد ستكون مهتمة بشراء عقد رعاية لفعاليتك لتصل إلى هؤلاء الأشخاص وتنشر علامتها التجارية بينهم.
الحصول على المعلومات: امتدادًا للنقطة الأولى، ستكون المؤسسات التي تفكر في شراء عقد رعاية لفعاليتك مهتمة أيضًا بالحصول على البيانات التي تم جمعها من الفئة التي تنوي استهدافها.
تحسين الموقع الإلكتروني للفعالية
تحسين الموقع الإلكتروني لأي فعالية هو جزء أساسي من معادلة نجاحها.
ببساطة، وفي عصر زاد فيه الاعتماد على الوجود الرقمي، فإنّ الموقع الإلكتروني لأي فعالية هو أداة تسويقية ثمينة يجب الاعتماد عليها.
تتضمن عملية تحسين المواقع الإلكترونية زيادة سرعة تحميلها على الهواتف المحمولة، حيث ازداد استخدامها لتصفح المواقع من قبل الأفراد، كما تتضمن العملية تحسين المواقع لمحركات البحث لجلب عدد أكبر من الزوار إليها.
تعديلات بسيطة على الهيكل العام للموقع الإلكتروني قد تشكل فرقًا كبيرًا في عدد الأشخاص المسجلين للفعالية، وبالتالي تعزيز فرص نجاحها، العنصر الأهم الذي ينبغي التركيز عليه هو منح المستخدمين تجربة سلسلة عند الدخول وزيارة الموقع الإلكتروني للفعالية.
تأكد من احتواء الموقع الإلكتروني لجميع المعلومات اللازمة والتي قد تخطر على بال أي فرد يفكر في حضور الفعالية، بالإضافة إلى تضمين رسائل قوية لدعوة المستخدمين للتسجيل والحضور.
استخدام التكنولوجيا لتسهيل عملية التسجيل
استخدام التكنولوجيا لطالما أضاف الكثير وسهّل حياة الأفراد والمنشآت.
فمثلًا عند استخدام تكنولوجيا تساعد في عملية التسجيل، يمكنك التأكد من سير العملية بسلاسة وبجهد أقل سواء أكان ذلك من طرف العملاء أو موظفيك.
للتكنولوجيا المستخدمة في عملية التسجيل أشكال عدة يمكن الاختيار بينها كنماذج التسجيل الإلكترونية، الشارات وبرامج الوصول.
تشير الدراسات إلى أن المنشآت تحتاج إلى العمل بما متوسطه ٤ ساعات أقل عند توظيف التكنولوجيا في جوانب تنظيم الفعالية المختلفة، مما يوفر المزيد من الوقت للعمل على جوانب أخرى تحتاج جهدًا أكبر.
فيما يلي أهم ثلاث أدوات قد تجدها المنشآت مفيدة عند التخطيط لأي فعالية:
توفر منصّة أريد للمنشآت قاعدة بيانات مركزية من شأنها توفير صورة شاملة غنية بالمعلومات يمكن الاستناد عليها في اتخاذ القرارات بشكل تلقائي ومدروس، فالاستمرارية والاستناد إلى البيانات هما عاملان أساسيان لنجاح أي فعالية.
كما توفر المنصّة نظام إدارة علاقات عملاء شامل يمكن للمنظمات استخدامه لتصنيف العملاء إلى فئات يمكن استهدافها بشكل منفصل ومدروس لمنحهم تجربة مخصصة تراعي احتياجاتهم.
مجانًا، يمكنك استخدام أداة تحليل الزوار من جوجل لتحليل الأرقام المتعلقة بزوار الموقع الإلكتروني للفعالية. يمكن عبر هذه الأداة معرفة المناطق الجغرافية التي يتوافد منها الزوار، القنوات التسويقية التي وصلوا منها إلى الموقع والعديد من المعلومات الأخرى المفيدة.
أستخدام منصات مثل HubSpot & Marketo، خصوصًا للفعاليات الافتراضية والمدمجة، حيث تساعد في تتبع سلوك العملاء وزياد المبيعات.
استخدام وسائل التواصل الاجتماعي للتسويق
من البديهي الدعوة إلى استخدام وسائل التواصل الاجتماعي للتسويق لأي فعالية، كيف لا والملايين من الأفراد يستخدمونها يوميًا. منصّات مثل فيسبوك، تويتر، وإنستاغرام مثلًا قد تمثل كنزًا للمنظمات يمكنهم استغلاله لخلق ضجّة حول الفعالية المراد تسويقها، والتواصل مع الأفراد في الفئة المستهدفة وفهم احتياجاتهم.
7. منح سبب للأفراد لمشاركة ما تقدمه
يعد هذا الأسلوب من أقوى الأساليب التسويقية التي يمكن اتباعها.
من خلال تقديم محتوى مفيد للأفراد، يمكن للمنظمات تشجيعهم على مشاركة هذا المحتوى، وبالتالي نشر اسم المنظمة وزيادة التفاعل مع منتجاتها.
قد يأخذ هذا المحتوى المفيد أشكالًا عدة، مثل مقاطع الفيديو أو المقالات، ولكنه في الغالب مرتبط بفكرة أساسية مفادها توفير تجربة رائعة للعملاء عند تفاعلهم مع أي منتج أو خدمة أو فعالية تشرف عليها المنظمة.
لنقل مثلًا أن أحد الأشخاص قام بحضور فعالية لمنظمتك وقضى وقتًا رائعًا مليئًا بالفائدة خلالها، من البديهي القول أن هذا الشخص سينصح أقرانه وزملائه بحضور فعاليات المنظمة القادمة.
اختيار المنصّة المناسبة
بشكل تلقائي، تسجّل المنصّات التي تستضيف الأحداث الافتراضية مجموعة واسعة من المعلومات المتعلقة بالأفراد الذين حضروا هذه الفعاليات، والتي تشمل المعلومات المرتبطة بالسلوك ومستويات التفاعل وغيرها.
تمثل هذه المعلومات قاعدة أساس يمكن البناء عليها واستخدامها لتغذية نظام إدارة علاقات العملاء، من خلال استهداف كل فئة من العملاء حسب المعلومات المتوفرة عنها وبما يناسب احتياجاتها.
تكون عمليات الدمج وجمع المعلومات هذه أصعب في الفعاليات التي تجري في الموقع، أما في الفعاليات الافتراضية، فالأمر مرتبط اختيار منصّة شاملة توفر أدوات للقيام بذلك كمنصّة أريد، مما يساعد على زيادة نسب العائد على الاستثمار ويمكن المنظمات من تحقيق الربحية من أي فعالية تنظمها.
وضع خطة تسويقية لما بعد الفعالية
تغفل المنظمات عن أهمية وضع خطة تسويقية واضحة لما بعد الفعالية.
تكمن أهمية القيام بذلك في التأكد من ترسيخ تجربة الفعالية في أذهان من حضروها، بالإضافة إلى تشويقهم إلى القادم من الفعاليات، من خلال توزيع استبانة لجمع التغذية الراجعة من الحضور، لمعرفة الأشياء التي أحبوها، ومناطق الضعف التي يجب العمل على تحسينها في المستقبل في الفعاليات.
بالإضافة لذلك، يساعد إنشاء محتوى عن الفعالية في زيادة التفاعل معها من قبل العملاء حتى بعد انتهائها. قد يأخذ هذا المحتوى شكل مقاطع الفيديو التي تلخص مقتطفات من الفعالية، بعض المقالات المفيدة أو المنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي.
قياس نتائج الجهود التسويقية
بدون قياس وتتبع للأرقام وخاصّة المهمة منها، لا يمكن الحكم على كفاءة الجهود التسويقية المبذولة في الترويج للفعالية، وبالتالي لن تمتلك المنظمة أساسات واضحة يمكن البناء عليها لتحسين الاستراتيجية المتبعة.
تساعد أريد المنظمات على زيادة معدلات الحضور في الفعاليات التي تشرف عليها، بالإضافة إلى رفع مستويات التفاعل والرضا العام. كمحصلة نهائية، فإنّ هذا يعني نسب نجاح أعلى للفعاليات.
تمكّن أريد المنظمات من:
زيادة نسب العائد على الاستثمار من الفعاليات.
تسريع عملية تدرج العملاء المحتملين في مراحل الشراء.
توسيع قاعدة العملاء الحاليين.
تنويع مصادر كسب المزيد من العملاء والعديد العديد من الإضافات الأخرى المهمة.
تزداد توقعات العملاء ويرتفع سقف تطلعاتهم مع الوقت، فظهرت الحاجة إلى تطوير الأساليب والوسائل الرقمية للتكيف مع هذه الزيادة، لمحاولة فهم سلوك العملاء واحتياجاتهم بشكل أعمق يمكّن المنظمات من توفير الحلول المناسبة، والتي قد تأخذ شكل المنصّات الرقمية كمنصّة أريد.
الفعاليات الافتراضية هي المستقبل المشرق
الأمر يكاد يكون حتميًا، الميتافيرس والفعاليات الافتراضية في طريقها لتكون هي الأساس في عالم الفعاليات.
الأمر مرتبط بتغييرات أعمق من مجرّد الترفيه، فأمور مثل كيف نؤدي أعمالنا، ونتفاعل مع بعضنا البعض، وحتى كيف نفكر في العالم من حولنا جميعها سوف تطالها التغييرات الجذرية هذه.
سيمكننا من خلال الميتافيرس والفعاليات الافتراضية المختلفة أخيرًا أن نكون الأشخاص الذين لطالما حلمنا أن نكونهم، وأن نتشارك التجارب والخبرات مع الأشخاص من حول العالم بدون حدود أو قيود.
لمعرفة المزيد عن أريد وعالم الفعاليات الافتراضية، لا تتردد في التواصل معنا أو حجز استشارة مجانية !
