ازدادت شعبية الاجتماعات الافتراضية في السنوات الأخيرة نتيجة لعدة أسباب، لعلّ أبرزها توفير الوقت والكلفة المادية المرتبطة بعقد مثل هذه الاجتماعات مع الزملاء، العملاء وغيرهم.
ورغم فوائدها وسهولة عقدها النسبية، فإن تنظيم الوقت فيها ليس دائمًا مهمة سهلة، فهي تتطلب التزامًا أكبر من جميع الأطراف المعنية وتقيّدهم ببعض القواعد التنظيمية التي تضمن عقد هذه الاجتماعات كما هو مطلوب لتحقيق الأهداف المرجوة منها، ودون تنظيم دقيق للوقت، فإنّ ذلك لن يحصل
نقدم لكم في مقال اليوم مجموعة نصائح عملية لإدارة الوقت بفاعلية في الاجتماعات الافتراضية.
ما هي الاجتماعات الافتراضية؟
الاجتماعات الافتراضية هي نوع من الاجتماعات التي تعقد عن بعد باستخدام مؤتمرات الفيديو أو برامج مؤتمرات الويب.
قد تكون لهذه الاجتماعات أهداف شخصية أو أخرى تتعلق بالأهداف، ويرتبط ازدياد شعبيتها بازداد انتشار الوظائف عن بعد، حيث دعت الحاجة إلى مثل هذه الاجتماعات للبقاء على تواصل مع أعضاء المؤسسة الذين يعملون عن بعد، مما يوفر الوقت والمال المرتبط بحضور هذه الاجتماعات في الموقع دون الحاجة للسفر.
تتيح الاجتماعات الافتراضية أيضًا مستوى أكبر من المرونة، حيث يمكن عقدها في أي وقت ومن أي مكان. بالإضافة إلى ذلك، فإنها توفر أداة تواصل فعّالة للأشخاص الذين لا يستطيعون عادة حضور الاجتماعات وجهًا لوجه.
إذا كنت تخطط لعقد اجتماع افتراضي، يوجد العديد من العوامل التي يجب أخذها بعين الاعتبار.
أولاً، اختيار المنصة المناسبة. عند الحديث عن المنصة، يوجد العديد من الخيارات المختلفة المتاحة، لذلك من المهم دراسة هذه الخيارات لاتخاذ القرار المناسب باختيار المنصّة التي توفّر أدوات مناسبة لتحقيق أهداف الاجتماع.
بعد اختيار المنصة المناسبة، ستحتاج إلى إنشاء جدول أعمال للاجتماع وإرساله إلى جميع المشاركين مسبقًا.
من المهم أيضًا عمل اجتماع محاكي مسبقًا للتأكد من أن جميع الأمور المعد لها ستسير حسب الخطة، حيث تمثل الاجتماعات الافتراضية وسيلة فعّالة للتواصل مع الآخرين إذا تم التخطيط لها بشكل صحيح.
كيفية إدارة الوقت في الاجتماعات الافتراضية عن بعد
حين يتعلق الأمر بإدارة الاجتماعات الافتراضية، فإنّ إدارة الوقت تعد أحد العناصر الأساسية في المعادلة. إليك بعض النصائح للقيام بذلك بصورة صحيحة لضمان سير الاجتماع بسلاسة.
١- وضع خطّة تفصيلية للاجتماع
لضمان استغلال الوقت بالصورة الأمثل في الاجتماع، من المهم إنشاء جدول أعمال أو خطة تفصيلية مسبقة. يساعد هذا في الحفاظ على الاجتماع ضمن المسار الصحيح والتأكد من تغطية جميع الموضوعات المقررة.
من الجيد أيضًا إرسال خطة الأعمال أو المخطط التفصيلي إلى جميع المشاركين مسبقًا قبل الاجتماع لتمكينهم من الاستعداد بتحضير أي أسئلة أو تعليقات قد تتبادر إلى أذهانهم.
من المفيد دائمًا تحضير خطة احتياطية في حالة حدوث عطل ما في الأدوات التقنية المستخدمة.
على سبيل المثال، قد تكون فكرة جيّدة أن توفر رقم هاتف احتياطي يمكن للأشخاص الاتصال به إذا واجهوا صعوبات في الاتصال بالاجتماع عبر أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.
باتباع هذه النصائح البسيطة، يمكنك التأكد من سير اجتماعك الافتراضي دون أي مشاكل !
٢- استخدام الوسائط المتعددة
إحدى الطرق الفعّالة لإبقاء الجميع في الأجواء خلال الاجتماع الافتراضي هي مطالبة الجميع بتشغيل كاميراتهم. بهذه الطريقة، يمكنك أن ترسل إشارة ضمنية للجميع بضرورة البقاء مركّزين.
بالإضافة إلى ذلك، لا تعتمد على الوسائط الصوتية لوحدها في الاجتماع. في حين أنه من الجيد في بعض الأحيان كتم الصوت لبعض الأشخاص، ينصح باستخدام الكاميرا حتى تتمكن من رؤية لغة الجسد وتعبيرات الوجه الخاصة بالحضور.
في الاجتماعات الافتراضية، تلعب لغة الجسد وتعبيرات الوجه دورًا مهمًا في التواصل الفعّال، فهي تساعد في نقل المشاعر والعواطف التي يصعب التعبير عنها بالكلمات وحدها، مثلًا قد تشعر بالإحباط أو نفاد الصبر فتخونك لغة جسدك وتعبيرات وجهك حتى لو كنت تحاول إخفاءها.
وعلى الجانب الآخر، إذا كنت تشعر بالاهتمام بما يجري نقاشه في الاجتماع، فإن لغة جسدك وتعبيرات وجهك لا إراديًا ستعكس ذلك.
٣- تخصيص وقت احتياطي
عندما تخطط لاجتماع افتراضي، من المهم أن تضع في عين الاعتبار تخصيص وقت احتياطي للمساعدة في إدارة وقت الاجتماع بكفاءة، يمكنك هذا من تدارك الأوضاع في حالة حدوث أي خطأ أو استغراق بعض أجزاء الاجتماع وقتًا أطول من المخطط له، وبالتالي الحفاظ على سير الاجتماع بسلاسة.
ضع في اعتبارك دومًا أن الأمور نادرًا ما تسير كما هو مخطط لها تمامًا، لذلك من الأفضل أن تكون مستعدًا لجميع الاحتمالات بتخصيص وقت احتياطي.
٤- بناء روح الفريق
لجهود بناء فريق عن بعد فوائد عديدة خاصة عندما يتعلق الأمر بتنظيم الوقت واستغلاله.
كسر الحواجز بين أعضاء الفريق، وخصوصًا أولئك الذين لا يملكون معرفة مسبقة بباقي أعضاء الفريق، مما يسهل عملية التواصل والتعاون بين الأفراد.
بناء الفرق عن بعد يمكن أن يساعد على تعزيز أواصر الثقة بين أعضاء الفريق الواحد.
يؤدي العمل على روح الفريق إلى تشكّل الروابط بين الأفراد والتي تتخطى مجرد تلك المتعلقة بالعمل.
٥- تجنّب التشتت
لإدارة اجتماع عن بعد بكفاءة، ينصح دائمًا بتجنب الخروج عن الموضوع الرئيسي والخطة التفصيلية الموضوعة للاجتماع، فذلك من شأنه أن يسبب التشتت والخروج عن النص، وبالتالي ضياع الوقت وعدم استغلاله بالصورة الأمثل.
٦- اتباع القواعد الأدبية للاجتماعات عن بعد
حديثًا في عالم الأعمال، تعقد المزيد والمزيد من الاجتماعات عن بعد، سواء أكانت ندوة للموظفين أم مؤتمرًا مع أحد العملاء أو الزملاء أو غيرها، فهذا النوع من الاجتماعات هو العرف الشائع في يومنا هذا.
وكأيّ نوع آخر من الاجتماعات، يوجد عدد من القواعد الأدبية التي يجب الالتزام بها للخروج باجتماع مثمر، منها:
- الالتزام بالوقت: كالاجتماعات الفعلية في الموقع، فإنّ الالتزام بالوقت في الاجتماعات الافتراضية لا يقل أهمية، فذلك يعكس مستوى التنظيم والاحترام تجاه الأطراف الأخرى المعنية بالاجتماع.
كتم الميكروفون عند عدم الحديث لتجنب إزعاج المتحدثين الآخرين بالأصوات الموجودة في الخلفية حولك.
استخدام لغة الجسد اللائقة، فرغم أنك تجلس في غرفة منفصلة، فإنّ الحفاظ على وضعية جلوس مستقيمة مثلًا لا يزال أمرًا مهمًا عليك التقيّد به.
ارتداء الزي المناسب بشكل كامل، فرغم أنك ستكون جالسًا في معظم الأحيان، إلّا أنك لا تدري متى ستحتاج الوقوف فجأة، وبالتالي ستتمنى لو كنت ترتدي زيًا مناسبًا لطبيعة الاجتماع.
استضف فعاليتك القادمة مع أريد !
مع أريد، منصة إدارة الفعاليات الشاملة، يمكنك ضمان الخروج بفعالية تبقى في أذهان جمهورك لفترة طويلة !
تمكّن المنصة المسؤولين في المؤسسات من التخطيط بانسيابية لأي اجتماع أو فعالية، من خلال امتلاك أدوات وتطبيقات خاصة بالاجتماعات الافتراضية، تجعل من تنظيم عمليتي التسجيل الدفع، بالإضافة إلى تتبع سلوكيات الحضور أمورًا في غاية السهولة.
كما توفّر المنصّة إمكانية إضفاء لمسة تنافسية على أي فعالية من خلال ميزات محاكية للألعاب تمنح الحضور تجربة تنافس مليئة بالفائدة.
ومن خلال قاعدة بيانات مركزية مربوطة بمختلف أدوات المنصّة، أصبح متاحًا للمنظمين الوصول إلى معلومات تفصيلية حول العديد من الجوانب المتعلقة بالحضور في مكانٍ واحد.
ليس هذا وحسب، فأريد وضمن مفهوم الشمولية الذي تتبناه ما زال في جعبتها الكثير لتمكين إرادتك في التعليم المستمر والمشاركة.
أفكار أخيرة
في وقتنا الحالي، أصبحت الاجتماعات الافتراضية تضاهي في فعاليتها الاجتماعات الفعلية، لما توفره من أدوات ووسائل لمشاركة الملفات، عقد المكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو، كاسرةً حواجز المكان ومقللةً تكاليف السفر المتعلقة بحضور تلك الفعاليات التقليدية.
شاركنا في مقال اليوم عدّة أفكار من شأنها أن تساعدك في عملية التخطيط لعقد اجتماع افتراضي وتمكنك من إدارة الوقت بشكل أكثر كفاءة.
“تمكين الإرادة" هو شعار منصّة أريد التي اتخذت نهج التعلم المستمر أسلوبًا وأساسًا انطلقت منه لتكون حلًّا شاملًا للمؤسسات الراغبة في التقدّم عمليًا في مجالات التعلّم، التدريب والتطوير.
ماذا تنتظر؟ احجز موعدًا لعرض توضيحي مجّاني مع أريد اليوم، واتخذ من المنصة شريكًا لك في رحلة التطوّر المستمر.
